Axe 4 Rendre nos modes de travail plus innovants et plus collaboratifs

Un nouveau système de visioconférence

Depuis septembre 2018, une nouvelle solution nationale de visioconférence a remplacé celle proposé par le prestataire Videlio.

Skype a remplacé le client « RPD » utilisé avec l’ancienne solution.

Le portail Web de planification des visioconférences proposé par Polycom est lui aussi remplacé par une planification au travers d’Outlook et de son agenda.

La salle de visioconférence de l’ERSM avec son terminal de visio est toujours en fonction. Seules quelques manipulations ont été modifiées. (Il est nécessaire de se connecter pour entrer dans la visioconférence et de se déconnecter pour en sortir). Pour ce qui est des PC de vidéoconférences (cas des ELSM), le client RPD est remplacé par Skype.

3 000 clients RPD ont été remplacés par 3 000 clients Skype pour l’ensemble des organismes de l’Assurance Maladie. La DRSM Nord-Est était titulaire de 14 clients RPD remplacés par 14 licences Skype.

Le service informatique a procédé au remplacement des clients et créé l’ensemble des ressources (BAL ressources de type SALLE) nécessaires à la planification sur agenda Outlook des visioconférences. Il a également réalisé des formations/informations auprès des gestionnaires locaux de la vidéoconférence ainsi que réalisé le support d’aide distribué avec chaque client Skype.

Une demande de licences complémentaires a déjà été faite auprès de la CNAM afin d’augmenter le parc disponible, car l’utilisation de ce système de communication et d’échanges, outil de management à distance,  est une clé de voûte incontournable dans la création de la future DRSM Grand-Est.

 

Chiffrement des disques durs : renforcer notre sécurité

En juin 2018, dans le cadre de l’amélioration de la sécurité du système d’information de l’Assurance Maladie, la sécurité et la confidentialité des données ont nécessité le renforcement de la protection des postes accédant au Système national d’information inter-régimes (SNIIRAM).  Ce renforcement consistait à mettre en œuvre une solution de chiffrement des disques durs du PC des agents ayant accès au SNIIRAM/SNDS.

La solution retenue a été l’ « ADD-ON » de la solution antivirus Kaspersky qui s’appuie sur les serveurs déjà en place et ne nécessite pas de modification d’infrastructure.

Le chiffrement des disques durs assurent la sécurité des données.

Le service informatique a lancé la procédure de chiffrement des disques durs sur les 23 PC avec utilisateurs accédant aux données SNIIRAM/SNDS. L’opération est quasi transparente pour l’utilisateur de la machine. Une fois le chiffrement du disque terminé, seule l’entrée avec un mot de passe secret au démarrage de la machine est nécessaire pour pouvoir utiliser celle-ci et démarrer Windows, et l’accès par carte agent.

En contrepartie, la gestion technique de la machine est plus rigoureuse et longue car bon nombre de manipulations ou mises à jour nécessite un déchiffrement du disque puis re-chiffrement après l’opération.

Cette opération fait partie d’un ensemble d’actions à venir pour le renforcement global de la sécurité du système d’information de l’Assurance Maladie. Des audits externes de bonne mise en œuvre des différents points peuvent être programmés dans un avenir proche.

Sécuriser le système d’information et protéger les données  de l’Assurance Maladie est une priorité des services informatiques.

 

Frédéric Tissier, responsable informatique

Développer des outils adaptés à notre activité

La DRSM Nord-Est a mis en place un nouveau schéma d’organisation, les mutualisations d’activité. Le principe repose sur la mise en réseau des ELSM par regroupements d’activités.

L’objectif de l’entraide par regroupements d’activités est de répartir et mutualiser des pôles spécialisés sur tout ou partie de la région. Chaque site possédant une ou plusieurs compétences spécifiques, les met à disposition des autres échelons sous forme de prestations. Dans cette nouvelle organisation, des échelons cèdent certaines activités qui seront prises en charge par un ou plusieurs autres échelons « prenants ».

15 activités, appelées « briques » retenues pour intégrer le réseau

C’est dans ce contexte que des besoins de développement d’outils ont émergé, et que plusieurs applicatifs ont été développés par la CME :

• Analyse d’activité Assurés qui permet le suivi et le transfert d’informations concernant cette activité
• Contrôle MSAP établissements, afin d’enregistrer les demandes, le suivi et la consultation de celles-ci
• Convoc-assur qui permet de transmettre à un échelon prenant, les créneaux de convocation, et le remplissage de ceux-ci par l’échelon prenant
• Outil-inaptitude qui permet la transmission et le suivi des demandes de convocation entre l’échelon prenant et les échelons cédants

Ces applications ont nécessité la création d’un module de sécurité, qui permet de gérer les habilitations des personnels en fonction de leur ELSM et de leurs attributions. Celles-ci, à l’exception de l’outil-Inaptitude déployé début 2019,  ont été opérationnelles dès le démarrage de la  mutualisation, et sont mises à jour en fonction des demandes.

Une offre documentaire fournie en ligne

Des abonnements web

En 2018, le service documentation a mis en place des abonnements web afin de remplacer plusieurs abonnements à des revues spécialisées et des journaux de presse papier. Par exemple : Le Monde, L’Est Républicain.

Ce service en ligne moderne a permis de réduire notre consommation et production de papier et de réaliser des économies. Il permet surtout d’accélérer la circulation de l’information auprès des lecteurs.

Page d’accueil Le Monde en ligne – Page 1/38

Lorsqu’un salarié en échelon local ou régional souhaite obtenir un article, il exprime sa demande par mail au service documentation qui lui envoie rapidement le sujet souhaité.

Une revue de presse hebdomadaire par mail

Depuis mai 2018, le service documentation compile chaque semaine toutes les actualités générales et médicales de la Champagne-Ardenne et de la Lorraine dans un sommaire d’articles. Cette revue des sommaires est envoyée à une liste de destinataires de décideurs internes. Elle leur permet de suivre et d’avoir une vue d’ensemble des nouveautés et des actions locales et régionales, nécessaires à leur activité et leur prise de décision.

La revue de presse hebdomadaire

Assemblée générale 2018 : un plébiscite des équipes !

Le 29 mars 2018, l’ensemble des collaborateurs du Service médical Nord-Est se réunissaient au Centre de congrès de Nancy avant de basculer dans une toute nouvelle organisation : les mutualisations d’activités.

Le point d’orgue de notre projet

Certains sites de la région avaient en effet atteint une taille critique qui ne leur permettait plus de maintenir sur place tous les aspects de leur activité sans une entraide régionale. Pour pallier cette difficulté, cette nouvelle organisation a mis en place des mécanismes d’entraide et de coopération pérennes entre échelons portant sur les différents aspects de notre production. Certaines compétences ou activités ont été redistribuées sur d’autres sites et d’autres ont été attribuées en retour.

A quelques jours de franchir le pas dans notre nouvelle organisation, cette assemblée générale marquait le point d’orgue de notre projet et le commencement d’un nouveau mode de fonctionnement pour le Service médical Nord-Est.

Une large mobilisation des collaborateurs

Cette assemblée générale a été voulue, à l’image de ce projet, participative et créative. Pour la première fois, une assemblée générale du Service médical Nord-Est a largement mobilisé l’ensemble des collaborateurs de chaque échelon de la région. Sur un mode ludique et participatif, les salariés ont présenté tour à tour leurs nouvelles activités : powerpoint, chorale, vidéos, sketch, quiz, mise en scène, interactions avec la salle… les intervenants successifs ont rivalisé d’originalité sur la scène du palais des congrès pour faire passer leurs messages et présenter leurs nouvelles organisations, les nouveaux circuits et procédures, les interactions entre échelons ainsi qu’avec les partenaires : CPAM, CAF…

Cette journée, a permis de fédérer l’ensemble des collaborateurs sur le projet, quelques jours avant la bascule officielle. Elle a aussi été l’occasion de porter un regard neuf sur ce nouveau Service Médical qui se construit au bénéfice de nos clients assurés et professionnels de santé.

 

 

Chiffres clefs

170 personnes ont répondu au questionnaire de satisfaction sur 293 participants

97,2 % de très satisfaits (66,43 %) et satisfaits (30,77 %)

A la question  les présentations lors de cette assemblé générale vous ont elles permises d’avoir une vue d’ensemble de notre nouvelle organisation, 65 % ont répondu « oui » et 33 % ont répondu « en partie »

Création de la DRSM Grand Est : premières rencontres inter ERSM

En 2018, les DRSM Nord-Est et Alsace-Moselle ont posé les bases d’une nouvelle collaboration pour la création de la DRSM Grand Est prévue entre le 1^er septembre 2019 et le 1^er janvier 2020. 

Nos deux ERSM réunis le 27 juin à Strasbourg

 La création de la future DRSM Grand Est est appuyée par un plan de communication 2018-2019 qui vise à structurer la communication interne à l’attention de chaque collaborateur des 2 DRSM, afin de les associer pleinement et de mener les travaux dans un climat de confiance réciproque.

L’une des premières actions de communication organisée par la direction régionale a été une rencontre physique entre les deux ERSM.

Les 13 et 27 juin derniers l’ensemble des agents et praticiens-conseils des ERSM de Nancy et Strasbourg se sont rencontrés dans leurs locaux respectifs. Deux journées placées sous le signe de la convivialité et de l’échange avant de commencer à travailler plus concrètement, ensemble, sur la construction de notre grande région.

Faire connaissance avant de commencer à collaborer

Lors des deux matinées des 13 et 27 juin, agents et praticiens-conseils regroupés par pôles et services ont rencontré leurs homologues : l’occasion de faire connaissance puis, d’échanger sur nos similitudes et différences en termes de pratiques professionnelles, d’organisation de travail etc.
Les après-midis ont été consacrées à des rencontres entre pairs : les services et pôles ont échangé entre eux de manière plus approfondie et poser les bases de leur collaboration future.

 Qu’en ont pensé nos collaborateurs de l’ERSM ?

 

Le principe de ces rencontres inter ERSM était très pertinent. Ces deux très belles journées, organisées de manière conviviale, se complétaient bien entre elles. Même si nous sommes structurés différemment, j’ai constaté plus de points communs que de divergences. Nous fonctionnons de manière identique avec les mêmes missions et les mêmes problématiques. J’ai également apprécié l’état d’esprit positif de ces rencontres ou nous avons ressenti de l’intérêt et de la curiosité bienveillante.
Enfin, je pense qu’au cours de ces deux réunions, chacun a pu prendre conscience des différences de structure entre nos deux régions : taille et nombre d’échelons, éloignement ou proximité géographique entre échelons…

Dominique, MCCS, pôle CCX ambulatoire, Nancy 

 Une enquête de satisfaction pour en savoir plus

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Accompagnement des DPO de l’Assurance Maladie par le RERIL Grand Est

En 2018, le référent régional informatique et liberté Grand Est Grand Est a accompagné les DPO dans la mise en œuvre des principes fondamentaux du RGPD :

Une collaboration fructueuse avec le RERIL Grand Est et l’ensemble des DPO branche maladie sur le plan de la coordination et du partage de l’information.

Réunion Cnam des RERIL et DPO branche maladie