Axe 3 Garantir collectivement la performance de la branche

Notre cycle de certification des comptes réalisé

Le système de management intégré (SMI) en appui au cycle de certification des comptes

Le dossier de clôture des comptes 2018 a été mis à jour au regard des référentiels nationaux de processus (RNP) et du plan de contrôle du Service Médical (PCSM). Par conséquent, cette année un cycle d’audits, dédié aux DRSM, a été conçu dans l’outil OSA (Outil de Suivi des Audits) et un programme de travail spécifique a été alimenté directement par la DRSM dans cet applicatif.

Description du cycle de contrôle

Au total ce sont 11 niveaux de contrôle portant sur les processus Indemnités Journalières, Gestion des bénéficiaires et Reconnaissance de la maladie professionnelle qui ont fait l’objet de commentaires et de chargement de traces et preuves. L’objectif est de prouver que les contrôles attendus sont bien réalisés et que les résultats de ces contrôles sont bien suivis.

L’agence comptable de la CPAM de Nancy nous a ensuite confirmé que la remontée à la CNAM du dossier de clôture de la DRSM avait bien été réalisée et que l’échéance avait été respectée.

Ce dossier technique de clôture lié à la production participe aux résultats de certification des comptes de notre organisme.

Premier dialogue de gestion entre la Cnam et la DRSM

Contexte : une attente de la Cnam

Des dialogues de gestion existaient en partie dans le réseau maladie. La Cnam a travaillé à rénover,  à approfondir le dialogue de gestion et à intégrer les DRSM au dispositif.

Objectif

Mieux appréhender la situation des organismes, évaluer dans le temps la trajectoire des efforts à fournir tout en prenant en compte d’une part les contraintes et objectifs nationaux et d’autre part la garantie d’accroissement de la performance collective du réseau.

Enjeu

Partage des efforts à conduire et des leviers pour y parvenir.
Le dialogue de gestion porte sur 5 axes :

1. Performance
2. Immobilier
3. Budget
4. Ressources humaines
5. Contribution à la vie du réseau et  innovation

Zoom sur les axes des services budget et des services généraux

Axe immobilier

Objectif : Amélioration des conditions d’hébergement de la DRSM

Réalisation d’une note d’orientation immobilière sur la COG 2018-2022 en partenariat avec les échelons locaux

• États des lieux de l’existant des surfaces occupées (ratio PA/PC)
• Projection des années futures : création front office/back office…

Axe budget 

Plan économie demandé par la Cnam sur le poste affranchissement

Évolution des dépenses d’affranchissement selon la cible Cnam entre 2017 et 2018

Taux de remplacement COG 2018-2022 sur le poste charge de personnel administratif

27 % 2018

52 % 2019-2022

Projection de remplacement des personnels administratifs sur la Cog 2018-2022

Une collaboration active avec la DRSM Alsace-Moselle

En vue de la création prochaine de la région Grand Est

La collaboration entre le service budget et les services généraux de la DRSM Nord-Est et le département budget logistique de la DRSM Alsace-Moselle a débuté avec des échanges de bonnes pratiques en mai 2018 :

• Réflexion commune sur le futur schéma directeur budgétaire
• Harmonisation des tableaux de bord budgétaires

Les collaborateurs des services budget et logistique des Services médicaux d’Alsace-Moselle et du Nord-Est créent des passerelles en vue de la création de la région Grand Est en 2019.

Nouvelle équipe et nouveau cas pour le PCA

Un organigramme PCA fortement modifié en 2018 avec notamment une nouvelle équipe de pilotage :

Exercice PCA 2018

Une suspicion de légionellose propagée par la climatisation du 3ème étage de l’ERSM.

Seul le site siège était concerné avec un service GRH/Paie très fortement touché ; les autres services étant également impactés mais dans une moindre mesure.

L’exercice s’est déroulé le lundi 26 novembre 2018 de 9h00 à 12h30 en présente de Mme Camille Thévin, auditrice du SNPCA.

Un premier exercice pour la nouvelle équipe de pilotage du PCA réussi à 100%

Synthèse de l’évaluation 2018

Audit PSSI les facteurs clés du succès

Pour la 3^e année consécutive, la DRSM Nord-Est a obtenu un score de 100 % aux 20 mesures auditées du plan d’action national SSI 2018

Les principes de la SSI…

Le Service médical comme toute entreprise est dorénavant confronté à des menaces sur son système d’information (SI). En effet, l’évolution des nouvelles technologies a contribué à l’accélération des échanges d’informations dématérialisées, rendant le SI plus complexe et plus sensible.

En se dotant d’une démarche de sécurité qui demeure en conformité avec la réglementation de la CNIL, le Service médical protège ses biens, ses données ainsi que ceux appartenant à ses clients, tout en garantissant la qualité du service rendu.

Tous concernés par la démarche SSI !

Afin de préserver la confiance de nos clients (assurés, professionnels de santé) et son image, l’ensemble des personnels du Service médical, sensibilisé par le MSSI, est mis à contribution. Il veille à la préservation du secret professionnel et à la protection des ressources nécessaires à la réalisation de ses missions, relatives, notamment :

• aux personnes ;
• aux biens en relation avec l’apport, le traitement, le stockage, la restitution et les modalités de transport des informations (patrimoine mobilier, immobilier, automobile) ;
• aux données et applications associées au système informatique (traitements, informations, matériels, réseaux, messagerie, téléphone, flux internes et externes d’information ou financiers, fichiers assurés, fichiers profession de santé…).

Cette implication fait désormais partie intégrante de notre culture d’entreprise. Elle a permis à la région Nord-Est d’atteindre l’objectif de 100% qui viendra alimenter les bases du processus de validation des comptes de 2018.

QERSI, nouvelle formule !

Le QERSI est l’élément central de la démarche de mise en conformité des traitements de données  et des obligations inhérentes à la protection des données de la réglementation dite

Informatique et libertés.

Une nouvelle version de ce « Questionnaire d’évaluation de la sécurité et analyse d’impact » a vu le jour en 2018. Il s’agit désormais d’un outil dématérialisé ayant pour objet la formalisation de mesures visant à contrer, contourner, supprimer, réduire  et résoudre les risques identifiés ou supposés. Il permet d’exprimer les besoins de sécurité, d’étudier les menaces, puis d’identifier des objectifs de sécurité, afin de mettre en œuvre un plan d’actions. Réalisé suffisamment en amont, il apporte les conseils nécessaires à la mise en œuvre sécurisée de chacun des projets.

Les étapes de la chaine d’évaluation de la sécurité

Le demandeur, maîtrise d’ouvrage (métier du projet), complète le document avec l’aide de la maîtrise d’œuvre (service informatique, services généraux ou autre, si nécessaire). Il s’agit de cerner très rapidement les risques potentiels liés au projet afin de les intégrer dans la montée en charge de celui-ci. L’obtention préalable de l’avis et le questionnement des MSSI et DPO sont requis pour mener l’analyse.

Le QERSI ne bloque pas le projet mais le facilite.

CNIL : l'entrée en vigueur du RGDP

Entrée en vigueur du RGPD le 25 mai 2018

Du Cil au DPO

Ce qui change pour les personnes

Ce qui change pour la Cnam et son réseau

Le CAD en action pour promouvoir et développer la qualité de vie au travail

Qu’est-ce que le CAD ?

Le CAD est l’instance en charge de la Qualité de Vie au Travail (QVT) au sein de la DRSM Nord-Est instaurée en septembre 2017. Le CAD constitue un espace de dialogue, de concertation et d’échange autour de la politique de QVT et du bien-être au travail.

Ses missions principales sont de définir et déployer une politique de qualité de vie au travail, proposer un plan d’actions pour prévenir les risques, promouvoir la QVT ainsi que répondre aux résultats du Baromètre Social Institutionnel (BSI).

2018 : l’année du déploiement

En 2018, le CAD a construit et engagé le déploiement d’un plan d’actions en réponse aux résultats des BSI de 2016 et 2018. Il repose sur les 8 axes suivants :

1. Optimiser l’organisation du travail,
2. Améliorer l’ambiance au travail,
3. Améliorer la circulation de l’information,
4. Optimiser l’utilisation des outils et développer une offre de services,
5. Accroître la reconnaissance au travail et améliorer les relations avec les managers,
6. Réduire la charge de travail et accroître l’autonomie des agents,
7. Accroître la participation du personnel,
8. Lutter contre la violence et les incivilités au travail.

Actions phares

1. Rédaction d’une charte de bonne conduite

2. Les 10 recommandations de l’organisateur de réunion,

3. Reconduction du goûter de Noël pour la deuxième année

4. Organisation du challenge de décoration des bureaux pour Noël

5. Approfondissement du BSI par un diagnostic de communication interne

Decli : déclarer les incivilités en ligne

Ce nouvel outil permet de dématérialiser la déclaration d’incident des collaborateurs d’apporter plus de précisions quant aux événements. L’envoi automatique de la déclaration informe de façon simultanée les différents services qui vont apporter leur soutien à la victime. Par exemple : service de santé au travail, direction, service juridique…

A terme, les évolutions de DECLI permettront d’évaluer les risques encourus par les collaborateurs, d’anticiper les mesures à mettre en place, notamment grâce à l’exploitation d’un bilan mensuel.

Dans le Nord-Est, DECLI est accessible
à tous les salariés via Intranet
depuis le 5 décembre 2018.
Aucun incident déclaré
 au 31 décembre 2018.

DECLI vient renforcer l’offre d’accompagnement de la DRSM Nord-Est en matière de gestion des incivilités. Elle propose déjà depuis plusieurs années une formation pour apprendre à gérer les situations difficiles (accueil, contrôle sur personne, etc.). En 2018, 19 praticiens-conseils et agents administratifs ont suivi une des deux sessions annuelles de formation.

La formation au service de la mutualisation d’activités

Formations dans le cadre du SMMOP

Formations nationales

• Pilotage du changement SMMOP : dispensée par l’EN3S : 9 PA et 6 PC formés.
• Qu’est-ce que le SMMOP : dispensée en interne – 10 sessions réalisées : 195 PA et 64 PC formés
• GDR-PC : dispensée en interne – 4 sessions : 7 PA et 53 PC formés.

Formations externes

• Formations pour la mission de CSAM: 20 PA formés
• Formation aux échanges confraternels : 36 PC formés

Formations internes

• dans le cadre du SMMOP : 20 PA formés

Zoom Formation externe

Une recrudescence de stagiaires internes en médecine générale au Service Médical

Formation dispensée par des PC de la DRSM NE – formation théorique de 2 jours et formation pratique de 2 jours en ELSM.

En 2018, 6 sessions ont été organisées, 3 à Nancy et 3 à Reims

Nancy : 147 stagiaires

Reims : 60 stagiaires